Laatutyö osana Vehkoonrannan arkea
Palvelujen sertifiointi on osoitus siitä, että yritys tuottaa laadukasta palvelua ja sillä on kyvykkyyttä tuottaa laatua. Sertifikaatti edellyttää, että tietyt asiat tulevat täyttyä, jotta sertifikaatti saadaan. Säännöllisillä ulkoisilla ja sisäisillä auditoinneilla puolestaan varmistetaan, että laadukasta työtä ylläpidetään.
”Vehkoonrannassa päätettiin sertifioida asumis- ja tukiasumispalvelu. Ensimmäisen sertifikaatin saimme 7.12.2009 ja siitä alkaen se on ollut osana arkeamme”.
Vehkoonrannan yksikön johtaja Ritva Peräaho kertoo perusteluksi sertifioinnille, että se tuo tasaisempaa laatua työskentelyyn. ”Tällöin toiminnassa ei ole kiinni kuka sitä toteuttaa, vaan jokainen asiakas saa tasavertaisesti laadukasta palvelua”. Lisäksi sertifiointi helpottaa niin ohjaajan kuin johdon työskentelyä, koska tämä tuo tietoisuuteen mistä kaikki löytyy, asiakirjat on päivitetty ja prosessit selkeytetty.
Ohjaajan arjessa sertifiointi näkyy ihan joka päivä, kertoo Peräaho. Laatukäsikirjaan olemme yhdessä työntekijöiden kanssa kirjanneet esim. asumispalvelun keskeisimmät prosessit, ja mitkä ovat ohjaajan tehtävät/vastuut eri vaiheissa ja aikataulut niihin. Näin tämä laatutyö selkeyttää jokaisen ohjaajan, vakituisen ja sijaisen arkityötä.
Laatutyö on osa myös Vehkoonrannan perehdytyksen toteuttamista ja tulee näin uusillekin työntekijöille tutuksi. Laadunhallintaa puolestaan päivitetään henkilökunnan yhteisissä koulutusiltapäivissä.
Tärkeä osa laatutyötä, sertifioinnin ylläpitämistä, ovat sisäiset ja ulkoiset auditoinnit. Sisäisistä auditoinneista vastaavat henkilöt, jotka ovat yrityksessä töissä, mutta tehtävänkuviensa vuoksi eivät ole säännöllisesti arjessa läsnä. Tällöin heillä säilyy auditointia varten vaadittava objektiivisuus. Vuosittaisista ulkoisista auditoinneista puolestaan vastaa yrityksen ulkopuolinen henkilö LabQuality Oy:stä.
Peräaho kertoo, että auditointisuunnitelmassa on huomioitu, että toiminnassa tulee kattavasti auditoitua kaikki osa-alueet (esim. tietoturva, asiakashallintajärjestelmä, työntekijä/asukasturvallisuus, lääkehoito, perehdytys, palautejärjestelmät, kuntoutumisenpolku jne.). Sisäisissä auditoinneissa haastatellaan ohjaajia sekä asukkaita ja tämän pohjalta auditoijat tekevät ehdotukset toiminnan kehittämiseen.
On myös tärkeää huomioida, että riskien ja poikkeamien huomioiminen on tärkeä osa laadunhallintaa. Toiminnassa tapahtuvien poikkeamien ja riskien huomioiminen ja niiden kirjaaminen osa jokaisen ohjaajan työnkuvaa. Poikkeamien ja riskien käsittely ja korjaavien toimenpiteiden sopiminen tapahtuu yhdessä koko henkilökunnan kanssa. Näin yhdessä ehkäistään mahdollisia toistuvia poikkeamia ja riskejä sekä parannetaan, niin työntekijöiden kuin asukkaidenkin turvallisuutta.